Como combater a inadimplência do condomínio?

O sonho de todo gestor de condomínio é sempre iniciar o mês com receita positiva para pagar todos os forncedores, porém o pior vilão do gestor são condôminos que não pagam suas contribuições em dia, assim, o grande desafio de cada gestor é: como acabar com a inadimplência?

É fato notório que 99% dos condomínios no Brasil tem inadimplência, nem que seja por um único condômino. A inadimplência é muito prejudicial para vida condominial pois o condomínio não tem fins lucrativos, ou seja, não tem a venda de produtos e serviços como fonte de arrecadação, então depende exclusivamente da contribuição de cada morador para pagar suas obrigações. Se um único condômino deixa de pagar sua contribuição, a arrecadação estará prejudicada e algum fornecedor ficará sem receber o seu valor na integralidade.

Nesse post, vou lhe dar dica de como combater a inadimplência e ter um condomínio saudável. A medida a ser adotada não é imediata, mas a longo prazo é eficaz, visto que se trata de alteração de comportamento humano e certamente haverá resistência para essas mudanças.

1. CRIE A POLÍTICA DE COBRANÇA

O primeiro passo para se combater a inadimplência é ter uma política de cobrança bem definida e dura, sem regalias para o devedor, zero desconto, parcelamento etc. Isto porque você vai educar o comportamento do mau pagador, de modo que ele dê prioridade ao pagamento da cota de condomínio ao invés de qualquer outra conta. Isso vai gerar um choque para os devedores, mas é necessario.

Na política deve haver critérios de prazo de tolerância para pagamento voluntário antes que o débito seja encaminhado para o jurídico, bem como, adoção de medida de coação como protesto e ou negativação.

Um prazo de tolerância aceitável para pagamento voluntário após o vencimento é de 30 dias, ultrapassado o prazo o débito deve ser protestado e encaminhado para o jurídico.

2. CONHEÇA O PERFIL DE DEVEDOR E CRIE PROCESSO DE COBRANÇA

É sabido que nem sempre o condômino atrasa porque ele quer e sim por outros fatores, por exemplo: as vezes porque esqueceu, não recebeu o boleto, tem dificuldade, as vezes não tem o dinheiro naquele dia, então é interessante que o condomínio saiba mapear o tipo de inadimplente que reside no condomínio.

Por isso adotar um processo de lembrete e cobrança muito antes do vencimento é interessante para conseguir uma boa arrecadação e filtrar quem realmente não quer pagar.

Exemplo de processo que adoto nos condomínios por onde eu passo.

Antes do Vencimento.

• Envio do boleto via e-mail e sistema de comunicação com os condôminos em 10, 5, 2 e no dia do vencimento;

• Disponibilização de boleto físico para quem solicita ou não tem e-mail.

Condômino atrasou.

• Envio de lembrete via e-mail, sistema de comunicação com os condôminos e ligação pelo responsável pela cobrança do condomínio no 1º dias após o vencimento e depois de cinco em cinco dias até o prazo de tolerância , sempre com alerta de que se o débito não for pago até o 30º dia após o vencimento, o mesmo será encaminhado para o jurídico e que haverá incidência de honorários advocatícios;

3. ADOÇÃO DE SISTEMAS QUE FACILITE O PAGAMENTO.

Busque sempre melhorar o seu condomínio com sistemas que facilitem tanto a cobrança quanto o pagamento. Existem vários sistemas que já fazem ligações e enviam e-mail automático para lembrar e cobrar o condômino que esqueceu de pagar.

Adote sistema que facilite a emissão e renovação do boleto com um link para o condômino. Tem condomínio que aderiu até maquineta de cartão para facilitar o pagamento do condômino que está com orçamento apertado.

Tente sempre expandir a forma de recebimento, desde que os encargos sejam suportados pelo próprio condômino e que não haja redução alguma de juros, correção e multa.

4. PROTESTO OU NEGATIVAÇÃO

Poucos condomínios utilizam a ferramenta do protesto ou negativação, seja por desconhecimento ou dúvida se pode ou não protestar o condômino. A verdade é que o débito de condomínio pode sim ser protestados, mas veja antes as dicas abaixo.

• Enviar antes do protesto uma carta de cobrança com AR ou confirmação de leitura, informando o prazo de pagamento e que no prazo de 10 dias o débito será protestado;

• Se sua convenção é omissa quanto ao protesto, faça uma assembleia para aprovar a medida. Obs.: Não que seja necessário a aprovação do protesto em assembleia, pois a lei não impõe aprovação dessa medida, mas é interessante que se dê oportunidade para os condôminos participarem dessa decisão e o devedor não achar que é uma medida isolada do síndico;

• Tenha certeza que a pessoa no cadastro é a responsável pelo imóvel. Olhe a certidão narrativa ou o último contrato de compra e venda;

• Coloque a informação do protesto no boleto de pagamento mensal para que o condômino não alegue desconhecimento;

• Proteste sempre o proprietário e não o inquilino.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA PROTESTO

• Cópia da convenção

• Cópia da certidão do Registro do Imóvel (com o nome do devedor como titular de direito real sobre a unidade);

• Cópia da ata da assembleia de eleição do síndico

• Cópia da ata da assembleia onde o valor da cota foi estabelecido;

• Planilha discriminada do débito, contendo o valor do principal, da correção monetária (com menção do índice aplicado), dos juros moratórios e da multa

5. MANTENHA O CADASTRO SEMPRE ATUALIZADO

Muitos condomínios sofrem para cobrar pois não tem o cadastro atualizado. Adote também uma política de atualizado de cadastro. É de suma importância que o condomínio tenha o controle sobre os dados de seus condôminos. Envie bimestralmente ou semestralmente e-mails pedindo atualização de dados, ou faça ligações para os condôminos para confirmar se os dados estão atualizados.

CONCLUSÃO

Bem, espero que tenha gostado da dica e que aplique o conhecimento no seu condomínio e verás que a inadimplência será reduzida a longo prazo.