Eu sempre digo que ser síndico não é difícil e nem complexo, porém exige sim do nomeado para esta função responsabilidades e obrigações para com o patrimônio da coletividade e o dinheiro público, por isso, pensei em fazer esse post com os 6 erros mais comuns cometido pelo síndico em sua gestão.
1. NÃO CONHECER AS REGRAS CONDOMINIAIS
O síndico que assume a gestão, dificilmente adota a postura de conhecer as leis e normas que regem a vida condominial, como: Constituição Federal, Código Civil, Lei 4.591/64, Convenção, Regulamento Interno (RI) e Decisões de Assembleia.
Toda vez que entro em um condomínio para consultoria, a primeira coisa que faço é ler a convenção, RI e TODAS, isso mesmo, todas as atas de assembleia para ficar por dentro do que já foi deliberado.
Já vi inúmeros síndicos tomando decisões que motivaram a sua perseguição, destituição e até mesmo condenação para reparar prejuízos causados. Afirmo com firmeza que as decisões desses síndicos pouquíssimas vezes foram dotadas de má-fé e sim sempre pensando no bem que estaria fazendo para coletividade, porém como a decisão foi contrária a convenção, RI e decisões aprovadas em assembleia, ao invés de ser assertiva, se tornou irregular e ilegal.
Segundo o art. 1.348 do Código Civil é obrigação do síndico conhecer, cumprir e aplicar as leis da vida condominial. O descumprimento pode gerar consequência ao síndico como: reprovação de contas, destituição e responsabilidade civil e criminal por seus atos.
2. ASSEMBLEIAS IRREGULARES
A questão das assembleias irregulares se dá quando o síndico não observa a forma, prazo, quórum e edital.
FORMA: A sua convenção irá dizer como deve ser convocado a assembleia do seu condomínio, se deve ser por edital, e-mail, carta, circular, cartaz etc. Fazer de modo diverso pode gerar nulidade, isto porquê todos os condôminos devem ser convocados e deve haver provas inequívocas de que isso aconteceu conforme art. 1.354 do Código Civil
Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Uma forma de afastar nulidade é adotar mais de um meio de convocação. O objetivo é dar publicidade do ato convocatório. Se na convenção está previsto só e-mail, utilize como complemento um edital em jornal.
PRAZO: Toda convenção estipula um prazo mínimo para convocar uma assembleia, já vi 5, 8 e 10 dias. Respeite esse prazo, caso contrário será nula a assembleia.
QUÓRUM: Muito importante também é a questão do quórum, que nada mais é do que a quantidade de condôminos necessários para aprovar determinadas deliberações. Leia sua convenção, nela vai estar o quórum necessário. Desrespeitar essa determinação também faz com que a assembleia seja anulada. Estude a forma do quórum, visto que muitos confundem com metade dos condôminos sendo os que estão só na assembleia quando na verdade o legislador quis dizer dono dos imóveis da totalidade do empreendimento.
EDITAL: O edital de convocação é a regra da assembleia, então as pautas prevista no edital devem ser seguidos naquela ordem. A inversão da pauta por decisão unilateral do presidente da mesa ou síndico gera nulidade da assembleia, assim como deliberar tema que não está previsto no edital.
ATENÇÃO: Muitos condomínios tem o hábito de colocar no edital uma pauta chamada "outros assuntos" ou "o que houver" e utilizam essa pauta para deliberar qualquer assunto. Isso não pode acontecer, esse tópico nem deve existir no edital. É uma prática que deve ser abolida.
3. NÃO SE COMUNICAR COM MORADORES
Acredito que esse é um dos maiores erros do síndico. A falta de comunicação é uma pedra, pedra cria muro e muro separa pessoas.
Uma das atribuições mais exigidas de um síndico é a comunicação, ele tem a obrigação de repassar todas as informações aos condôminos. A gestão deve ser transparente, segurar informação exigida por qualquer condômino é pedir para cair a popularidade do síndico, formação de um motim, a construção de uma imagem de um síndico autoritário, ditador e a tal da perseguição. Lembre-se! O síndico é porta voz da coletividade, deve levar e trazer as informações. Não existe essa de sigilo.
Obs.: As informações devem ser repassada somente aos condôminos e não a terceiros. Quanto a informação de inadimplentes esta deve ser feita de forma genérica e não de forma a identificar e expor o devedor.
Outra prática de boa gestão de comunicação é adotar reuniões periódicas que pode ser mensal, trimestral, semestral, para conversar com condôminos sobre projetos, melhorias, ouvir as dores e problemas enfrentados pelos condômino em relação ao uso das áreas comuns e da gestão. O erro de muito síndico é querer dialogar só em assembleia, quando na verdade o diálogo deve vir bem antes com as reuniões e a assembleia deve ser usada só para aprovar o que já foi conversado. O êxito de aprovação de ideias e melhorias aumentará significativamente.
4. UTILIZAR FUNDOS DO CONDOMÍNIO
Outro erro bem comum é a utilização do fundo de reserva para tampar furo de arrecadação. Muitos condomínio não conseguem ter uma arrecadação de 100% e os prestadores de serviço precisam ser pagos, não restando alternativa a priori para o síndico senão pagar com o dinheiro que tem em caixa. O fato é que o dinheiro utilizado é do fundo de reserva que não pode ser utilizado senão para a finalidade para o qual ele foi criado. Assim, se o condomínio não está tendo uma boa arrecadação, o síndico tem duas alternativas. 1. Convocar assembleia para pedir autorização do uso do fundo de reserva ou 2. Fazer taxa extra para suprir a necessidade.
Utilizar o dinheiro do fundo sem autorização dos condôminos é irregularidade, ainda que seja em prol da coletividade.
5. FAZER OBRA SEM QUORÚM NECESSÁRIO
A vontade de todo síndico é mostrar serviço e não tem nada melhor do que uma melhoria, uma reforma, uma obra, eis que fica a vista de todos. O fato é que segundo a lei, para fazer obra em condomínio é necessário um quórum especifico. Aí é onde o síndico encontra o maior obstáculo, visto que é difícil conseguir o quórum.
Veja, para obras úteis, que são aquelas que servem para melhorar o condomínio, exemplo: instalação de bicicletário, câmeras de segurança, cerca elétrica, estrutura para correspondência, pintura nova etc. a lei exige o voto de maioria dos condôminos, isso não quer dizer maioria dos presentes em assembleia e sim do empreendimento como um todo. Assim, para aprovar uma obra dos exemplos citado em um condomínio com 100 unidades o síndico precisaria de 51 votos a favor e não somente dos que participaram em assembleia. Ocorre que o que eu mais vejo é aprovação dessas obras com a maioria dos presentes em assembleia e isso gera nulidade.
O síndico somente pode fazer obras seguindo as determinações legais, aprovação em assembleia, normas ABNT, salvo se for obras necessárias, mas caso tenha mais dúvidas sobre obras, veja esse post que fiz só sobre obras em condomínio e seus quóruns
6. DAR DESCONTOS PARA INADIMPLENTES
O erro mais clássico de todos os síndicos é dar desconto para inadimplentes pagar seus débitos. Muitos me perguntam o porque isso é ilegal e eu digo. A obrigação do síndico segundo art. 1.348 é cumprir e fazer cumprir a convenção, logo, a convenção obriga o síndico a cobrar do inadimplente juros, correção, multa e honorários, não podendo este descumprir o que determina a convenção.
Art. 1.348. Compete ao síndico:
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
Embora a atitude do síndico muitas vezes seja de visão de empreendedor, ou seja, melhor receber algo do que nada, além de ter dinheiro em caixa, o síndico tem que entender que essa prática é desleal com quem paga em dias e estimula ainda mais a inadimplência, uma vez que o condômino deixará de ter prioridade no pagamento da taxa de condomínio, pois terá regalias mais a frente.
Já vi síndico ser responsabilizado na justiça a devolver tudo o que deu de desconto.